BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Siklus hidup dapat dipandang sebagai evolusi jangka panjang dari CBIS perusahaan, banyak perusahaan besar yang menginstal komputernya yang pertama pada 30 th yang lalu dan secara terus menerus telah memperbaiki sistem mereka. Mungkin perusahaan tersebut telah menggunakan beberapa generasi software dan hardware dan telah meningkatkan jumlah dan kekompleksan aplikasi mereka.
BAB II
SIKLUS HIDUP SISTEM
2.1 Dasar Perencanaan Sistem Informasi Berbasis Komputer
Implementasi sistem informasi berbasis komputer merupakan aktivitas yang berskala luas yang melibatkan orang dan fasilitas yang banyak, uang dan peralatan dalam jumlah yang besar, dan waktu yang panjang. Perencanaan Sistem Informasi Berbasis Komputer juga mempunyai manfaat, yaitu:
1. Memberikan dasar pengontrolan.
2. Mendefinisikan lingkup proyek;
3. Mengatur urutan tugas
4. Mengetahui bidang masalah yang potensial;
2.2. Siklus Hidup Sistem
Siklus hidup sistem (system life cycle – SLC) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. SLC sering disebut dengan pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem. Dilakukan dengan strategi Top-Down Design.
- Tahapan dari siklus hidup sistem yaitu :
1. Tahap Perencanaan
2. Tahap Analisis
3. Tahap Rancangan
4. Tahap Penerapan
5. Tahap Penggunaan
Siklus hidup sistem yang pertama dikelola oleh manajet unit jasa informasi, dibantu oleh manajer dari analisis sistem, pemrograman dan operasi. Namun kecenderungan saat ini, meletakkan tanggung jawab pada tingkat yang lebih tinggi dan lebih rendah. Ada tiga tingkatan besar (hirarki) dari manajemen siklus hidup sistem, yaitu :
a) Tanggung Jawab Eksekutif
Ketika sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh organisasi, direktur utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk mengawasi proyek pengembangannya. Ketika lingkup sistem menyempit dan folusnya lebih operasional kemungkinan besar kepemimpinan akan dipegang oleh eksekutif tingkat yang lebih rendah, seperti wakil direktur utama, direktur bagian administrasi, dan CIO.
b) Komite Pengarah SIM (steering committee MIS – SC MIS
Banyak perusahaan membuat suatu komite khusus, di bawah tingkat komite eksekutif, yang bertanggung jawab atas pengawasan seluruh proyek sistem. Jika tujuan komiter tersebut adalah memberikan petunjuk, pengarahan dan pengendalian yang berkesinambungan, dalam rangka penggunaan sumber daya komputer perusahaan maka komite tersebut dinamakan Komite Pengarah SIM
* Komite Pengarah SIM melaksanakan tiga fungsi utama, yaitu :
- menetapkan kebijakan
- menjadi pengendali keuangan
- menyelasaikan pertentangan
Keuntungan yang dicapai
- Semakin besar kemungkinan komputer akan digunakan untuk mendukung pemakai di seluruh perusahaan
- Semakin besar kemungkinan proyek-proyek komputer akan mempunyai perencanaan dan pengendalian yang baik.
c) Kepemimpinan Proyek
Komite pengarah SIM yang terlibat langsung dengan rincian pekerjaan, tanggung jawabnya ada pada Tim Proyek. Tim proyek mencakup semua orang yang ikut serta dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Kegiatan tim tersebut diarahkan oleh seorang Pemimpin Proyek yang memberikan pengarahan selama proyek berlangsung. Tidak seperti komite pengarah SIM, tim proyek tidak berkelanjutan dan biasanya dibubarkan ketika penerapan sistem telah selesai.
1. Tahap Perencanaan
Ø Keuntungan dari merencanakan proyek CBIS, yaitu :
- Menentukan lingkup dari proyek
- Mengenali berbagai area permasalahan potensial
- Mengatur urutan tugas
- Memberikan dasar untuk pengendalian
Ø Langkah-langkahnya
- Menyadari masalah
Kebutuhan akan proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manajer perusahaan, non manajer, dan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan.
- Mendefinisikan masalah
Setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasi permasalah tersebut. Ia melakukan identifikasi dimana letak permasalahannya, penyebabnya dan berusahan mengumpulkan semua informas
- Menentukan tujuan system
Manajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Sehingga tujuan hanya dinyatakan secara umum, yang nantinya akan dibuat lebih spesifik
- Mengidentifikasi kendala sistem
Sistem baru dalam pengoperasiannya tidak bebas dari kendala. Beberapa kendala mungkin ditimbulkan oleh lingkungan
- Membuat studi kelayakan
Studi kelayakan adalah suatu tinjauan seklias pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan
- Menyiapkan usulan penelitian sistem
Jika suatu sistem dan proyek tampak layak, diperlukan penelitian sistem secara menyeluruh
- Menyetujui atau menolak penelitian
Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra proyek dan rancangan sistem yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu diteruskan à keputusan teruskan / hentikan
- Menetapkan mekanisme pengendalian
Sebelum penelitian sistem dimulai, SC MIS menetapkan pengendalian proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan
2. Tahap Analisis
Ø Adapun tahapannya yaitu :
- Mengumumkan Penelitian Sistem
Manajer khawatir terhadap penerapan aplikasi komputer baru yang mempengaruhi kerja para pegawainya
- Mengorganisasikan Tim Proyek
Tim proyek yang akan melakukan penelitian sistem dikumpulkan. Agar proyek berhasil, pemakai sangat perlu berperan aktif daripada berperan pasif. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadikan pemakai sebagai pemimpin proyek dan bukannya spesialis informasi
- Mendefinisikan Kebutuhan Informasi
Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi (wawancara, pemgamatan, pencarian catatan, dan survei)
- Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem
Langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerja system
- Menyiapkan Usulan Rancangan
Analis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya. Dalam hal ini manajer harus menyetujui tahap rancangan dan kungan bagi keputusan tersebut termasuk di dalam usulan rancangan.
- Menerima atau Menolak Proyek Rancangan
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkannya kembali atau mungkin proyek ditinggalkan. Jika disetujui, proyek maju ke tahap rancangan.
3. Tahap Perancangan
Ø Langkah-langkah tahapan rancangan yaitu :
- Menyiapkan rancangan sistem yang terinci
Beberapa alat memudahkan analis untuk menyiapkan dokumentasi secara top-down, dimulai dengan gambaran besar dan secara bertahap mengarah lebih rinci. Pendekatan top-down ini merupakan ciri rancangan terstruktur (structured design), yaitu rancangan bergerak dari tingkat sistem ke tingkat subsistem
- Mengidentifikasi berbagai alternatif konfigurasi sistem
Analis mengidentifikasi konfigurasi – bukan merek atau model – peralatan komputer yang akan memberikan hasil yang terbaik bagi sistem dalam menyelesaikan pemrosesan. Identifikasi merupakan suatu proses berurutan, dimulai dengan berbagai kombinasi yang dapat menyelesaikan setiap tugas
- Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem
Analis bekerja sama dengan manajer mengevaluasi berbagai alternatif. Alternatif yang dipilih adalah yang paling memungkinkan subsistem memenuhi kriteria kinerja, dengan kendala-kendala yang ada
- Mimilih konfigurasi terbaik
Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi peralatan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal. Setelah selesai, analis membuat rekomendasi kepada manajer untuk disetujui. Bila manajer menyetujui konfigurasi tersebut, persetujuan selanjutnya dilakukan oleh SC MIS
- Menyiapkan usulan penerapan
Analis menyiapkan usulan penerapan (implementation proposal) yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan, dan biayanya
- Menyetujui atau menolak penerapan sistem
Keputusan untuk terus pada tahap penerapan sangatlah penting, karena usaha ini akan sangat meningkatkan jumlah orang yang telibat. Jika keuntungan yang diharapkan dari sistem melebihi biayanya, maka penerapan akan disetujui
4. Tahap Penerapan
Ø Adapun tahapannya yaitu :
- Merencanakan penerapan;
Manajer dan spesialis informasi harus memahami dengan baik pekerjaan yang diperlukan untuk menerapkan rancangan sistem dan untuk mengembangkan rencana penerapan yang sangat rinci.
- Mengumumkan penerapan;
Proyek penerapan diumumkan kepada para pegawai dengan cara yang sama pada penelitian sistem. Tujuannya adalah untuk menginformasikan kepada para pegawai mengenai keputusan untuk menerapkan sistem baru dan meminta kerjasama mereka.
- Mendapatkan sumber daya perangkat keras;
Rancangan sistem disediakan bagi para pemasok berbagai jenis perangkat keras yang terdapat pada konfigurasi sistem yang disetujui
- Mendapatkan sumber daya perangkat lunak;
Ketika perusahaan memutuskan untuk menciptakan sendiri perangkat lunak aplikasinya, programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem sebagai titik awal
- Menyiapkan database;
Pengelola database (database administrator – DBA) bertanggung jawab untuks emua kegiatan ynag berhubungan dengan data, dan mencakup persiapan database
- Menyiapkan fasilitas fisik
Jika perangkat keras dan sistem baru tidak sesuai dengan fasilitas yang ada, perlu dilakukan konstruksi baru atau perombakan
- Mendidik peserta dan pemakai;
Sistem baru kemungkinan besar akan mempengaruhi banyak orang. Beberapa orang akan membuat sistem bekerja. Mereka disebut dengan peserta, yang meliputi operator entry data, pegawai coding, dan pegawai administrasi lainnya.
- Menyiapkan usulan cutover;
Proses menghentikan penggunaan sistem lama dan memulai menggunakan sistem baru disebut cutover. Ketika seluruh pekerjaan pengembangan hampir selesai , tim proyek merekomendasikan kepada manajer agar dilaksanakan cutover (dalam memo atau laporan lisan)
- Menyetujui atau menolak masuk ke sistem baru;
Manajer dan SC MIS menelaah status proyek dan menyetujui atau menolak rekomendasi tersebut. Bila manajemen menyetujui maka manajemen menentukan tanggal cutover
- Masuk ke sistem baru.
* Ada 4 pendekatan dasar (cutover), yaitu :
a. Percontohan (pilot) yaitu suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam satu subset dari keseluruhan operasi.
b. Serentak (immediate) merupakan pendekatan yang paling sederhana yakni beralih dari sistem lama ke sistem baru pada saat yang ditentukan.
c. Bertahap (phased), sistem baru digunakan berdasarkan bagian per bagian pada suatu waktu.
d. Paralel (parallel), mengharuskan sistem lama dipertahankan sampai sistem baru telah diperiksa secara menyeluruh. Akan memberikan pengamanan yang paling baik terhadap kegagalan tetapi yang paling mahal, karena kedua sumber daya harus dipertahankan.
5. Tahap Penggunaan
Ø Tahap penggunaan terdiri dari 5 langkah, yaitu :
- Menggunakan system
Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.
- Audit system
Setelah sistem baru mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja. Studi tersebut dikenal dengan istilah penelaahan setelah penerapan (post implementation review). Hasil audit dilaporkan kepada CIO, SC MIS dan pemakai. Proses tersebut diulangi, mungkin setahun sekali, selama penggunaan sistem berlanjut.
- Memelihara sistem
Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasinya disebut pemeliharaan sistem (sistem maintenance).
- Menyiapkan usulan rekayasa ulang
Ketika sudah jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi bahwa sistem tersebut tidak dapat lagi digunakan, diusulkan kepada SC MIS bahwa sistem itu perlu direkayasa ulang (reengineered). Usulan itu dapat berbentuk memo atau laporan yang mencakup dukungan untuk beralih pada suatu siklus hidup sistem baru. Dukungan tersebut mencakup penjelasan tentang kelemahan inheren sistem, statistik mengenai biaya perawatan, dan lain-lain.
- Menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rekayasa ulang sistem dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak.
2.3 Prototyping
Prototype memberikan ide bagi pembuat dan pemakai potensial tentang cara sistem berfungsi dalam bentuk lengkapnya. Proses akan menghasilkan prototype (prototyping).
Ø Adapun jenis-jenis Prototipe, yaitu :
a. Prototype jenis I, sesungguhnya akan menjadi sistem operasional
b. Prototype jenis II, merupakan suatu model yang berfungsi sebagai cetak biru bagi sistem operasional
Ø Daya tarik prototype, yaitu :
a. Komunikasi antar analis sistem dengan pemakai membaik.
b. Analis dapat bekerja dengan lebih baik dalam menentukan kebutuhan pemakai.
c. Pemakai berperan lebih aktif dalam pengembangan sistem.
d. Lebih efisien dan dapat menghemat biaya pengembangan.
e. Penerapan lebih mudah.
Ø Potensi kegagalan prototype, yaitu :
a. Bersifat tergesa-gesa.
b. Berharap sesuatu yang tidak realistis dari sistem operasionalnya.
c. Prorotipe I tidak efisien terhadap sistem yang dikodekan dengan bahasa pemrograman.
d. User interface tidak mencerminkan teknik perancangan yang baik.
Ø Penerapannya mempunyai prospek yang baik, dengan karakteristik sebagai berikut :
a. Risiko tinggi
b. Pertimbangan interaksi pemakai
c. Jumlah pemakai banyak
d. Dibutuhkan penyelesaian yang cepat
e. Perkiraan tahap penggunaan sistem yang pendek
f. Sistem yang inovatif
g. Perilaku pemakai yang sukar ditebak.
BAB III
KESIMPULAN
Evolusi sistem berbasis komputer mengikuti suatu pola yang disebut siklus hidup sistem, yang terdiri dari tahap perencanaan, analisis, rancangan, dan penerapan serta penggunaan. Manajer dari area pemakai terlibat dalam perencanaan dengan maksud agar proyek akan memperoleh manfaat. Analis sistem membantu manajer dalam pendefinisian masalah, menetapkan tujuan dan mengenai kendala-kendala serta studi kelayakan.
Tahap analisis dimulai dengan pengumuman kepada para pegawai dan dibentuknya tim proyek. Kegiatan yang dilakukan yaitu pemakai mendefinisikan kebutuhan informasi, menentukan kriteria kinerja, menyiapkan usulan rancangan untuk merancang sistem baru.
Tahap rancangan mulai saat analis terlibat dalam rancangan sistem yang terinci, dengan menggunakan teknik-teknik dan peralatan terstruktur yang mendokumentasikan proses dan data. Dilakukan pula identifikasi konfigurasi sistem alternatif dan dievaluasi, dan yang terbaik dipilih. Diajukan usulan penerapan yang akan memberi dasar untuk menciptakan suatu sistem kerja dari dokumentasi rancangan.
SUMBER :
http://ariearjunaug.blogspot.com/2010/11/dasar-perencanaan-sistem-informasi.html
http://ariearjunaug.blogspot.com/2010/11/dasar-perencanaan-sistem-informasi.html
BUKU SISTEM INFORMASI MANAJEMEN GUNADARMA
